Menu
Terug

Bestanden delen, hoe doe je dat?

Thuiswerken als een pro
Leestijd minuten
20 maart 2020

Nu we plots een lange tijd van thuis uit werken, kun je er niet omheen: je zal alles online moeten delen met je collega's. Niet alleen vervangt de videoconferentie de klassieke vergadertafel, ook moet je bestanden delen. Maar hoe doe je dat wanneer je dat niet gewend bent?

Bestanden delen is back-uppen

In heel wat situaties wil je bestanden delen, vandaag meer dan ooit. Quasi al onze communicatie verloopt online: van samenwerken met je collega's tot het onderhouden van warme relaties met je familie en vrienden. In dit artikel kijken we naar de opties die je nu hebt om (veel) bestanden, foto’s en video’s te delen met anderen. Dat kan op verschillende manieren, zowel met fysieke opslag als via diensten die online werken. En ze hebben allemaal hun voor- en nadelen.

Er hangt ook een mooie bonus aan dit alles. De methodes om bestanden te delen, geven je in een klap ook wat meer veiligheid en gemoedsrust. Ze bieden je eveneens een manier om van je kostbare foto’s, video’s, documenten en andere bestanden een back-up te maken. Je maakt namelijk een kopie van je bestanden. Geloof ons maar, daar zal je gelukkig om zijn als de harde schijf van je laptop plots de geest geeft!

Bestanden delen via de cloud

Er zijn heel veel online diensten die het heel eenvoudig maken om bestanden te bewaren en te delen. Ze werken in een cloud (lees: je foto’s en andere bestanden staan geparkeerd op servers van een bedrijf). Dat is heel slim aangepakt, want die bestanden staan niet zozeer op een machine ergens in een datahotel in IJsland, maar worden verspreid over meerdere toestellen. Als er een vulkaan ontploft in Reykjavik, dan ben je jouw kopieën dus niet kwijt.

Van deze clouddiensten zijn er heel veel, meer dan we kunnen opsommen. De belangrijkste om te onderzoeken zijn OneDrive van Microsoft, iCloud van Apple, Google Drive en Dropbox. De eerste drie zal je meteen herkennen als grote namen uit de IT. Hun troef is dan ook dat ze sterk ingebakken zijn in de diensten die Microsoft, Apple en Google aanbieden. Zo is bijvoorbeeld Google Drive naadloos geïntegreerd in Gmail, zodat je makkelijk die honderd megabyte aan beelden toch per mail kunt doorsturen.

Dropbox lijkt misschien een buitenbeentje, maar deze dienst is heel populair en voorziet software waardoor het zich onzichtbaar nestelt op je computer of mobiele toestel. Als je het installeert op je Mac of Windows-pc bijvoorbeeld, dan komt er gewoon een mapje bij in de Finder of Verkenner waarin je bestanden versleept om ze naar de cloud te brengen. Bij Dropbox kan dat ook; je zal wel merken dat je bij deze dienst snel naar een betalend abonnement moet overstappen.

Ideaal voor de smartphone

Het merkwaardige aan clouddiensten is dat uitleggen hoe ze werken complexer is dan ze gebruiken. De vier grote diensten zijn zo goed uitgekiend dat ze in de praktijk heel eenvoudig zijn. Ze werken in de achtergrond en dat is een enorme troef als je meerdere computers en mobiele toestellen hebt, want achter de schermen worden je bestanden naar al die toestellen gestuurd.

Bestanden delen van je smartphone naar een pc? Dat kan heel omslachtig door de JPEG-bestanden naar jezelf te mailen of via Bluetooth een per een door te sturen, maar veel eenvoudiger is het automatisch te laten gebeuren. Zowel iOS van Apple als Android van Google bevatten een functie zoals deze. Als je een Windows Phone bezit, dan komen je beelden op Microsofts OneDrive terecht. Installeer je de Dropbox-app op je smartphone, dan kun je ook instellen dat beelden en filmpjes automatisch naar een map op je Dropbox-account worden geüpload.

iOS en Android

Bij de Apple iPhone en iPad activeer je deze mogelijkheid door bij de instellingen op je naam te tikken en dan op het iCloud-pictogram. Zet dan de optie bij Foto’s aan. Vanaf dat moment worden foto’s die je neemt, automatisch naar de Apple-servers overgezet. Gebruik je Foto’s op je Mac, dan zie je hier gewoon je mobiele foto’s verschijnen. De foto’s kun je eveneens in de browser benaderen via icloud.com.

Op Android-smartphones - en dat zijn de meeste smartphones momenteel - moet je niet naar de instellingen, maar wel naar de Google Foto’s-app. Daar ga je naar de instellingen (via het driestrepenpictogram) en kies je bij Back-up en Synchronisatie of je foto’s en video’s naar Google Drive wilt sturen. Standaard gebeurt dat niet aan de oorspronkelijke kwaliteit, om plaats in de cloud te besparen. Heb je een betalend abonnement, dan kun je kiezen om toch de beelden in volledige grootte te bewaren. Let ook op: foto’s worden enkel naar de cloud gestuurd als je een WiFi-verbinding hebt, tenzij je anders aangeeft.

Er zijn wel beperkingen aan deze aanpak, want Apple en Google zijn maar tot op een zekere hoogte vrijgevig. Je krijgt geen ongelimiteerde hoeveelheid opslag in de cloud ter beschikking. Bij iCloud kun je rekenen op 5 GB opslagruimte, bij Google op 15 GB. Let wel: deze ruimte dient niet enkel voor je foto’s, maar ook voor andere zaken, zoals back-ups van je mobiele toestellen. Je zit er sneller door dan je denkt. Wil je meer ruimte, dan moet je daarvoor betalen - meestal op maandelijkse basis.

Grote downloads

Clouddiensten als Dropbox en Google Drive zijn heel flexibel. Ze zijn in de eerste plaats bedoeld als extra opslag voor de harde schijf van je computer, met als mooie extra dat je makkelijk bestanden kunt delen. Maar soms wil je gewoon veel foto’s naar iemand sturen en heb je geen zin om eerst een abonnement aan te maken bij een clouddienst.

Een eenvoudige oplossing is dan een website zoals Wetransfer.com, waar je meerdere bestanden tegelijkertijd naar uploadt. Je ontvangt daarna een link die je kunt doorsturen naar anderen, die op hun beurt je bestanden in een groot ZIP-bestand kunnen binnenhalen. Het voordeel van Wetransfer is dat je het ad hoc kunt gebruiken en dat het zo simpel is dat zelfs je grootmoeder ermee aan de slag kan. Bovendien moet je geen schrik hebben dat je bestanden online blijven staan, want na een tweetal weken verloopt de downloadlink en worden je bestanden verwijderd.

Je eigen cloud

Als je wars bent van de cloud van iemand anders, moet je er zelf maar eentje maken! Dat is niet zo moeilijk als het klinkt. Met een NAS-toestel (een schijf die je rechtstreeks op je netwerk hangt) is het kinderspel. NAS heeft veel voordelen. Omdat je bestanden centraal staan, is het heel eenvoudig om die foto’s op je laptop te bewerken en even later te bekijken op je grote tv-scherm, bijvoorbeeld. Het delen van beelden met familie die elders woont, kan altijd via NAS, maar bepaalde toestellen maken het wel heel gebruikersvriendelijk om dit te doen. Als delen van bestanden over het internet belangrijk voor je is, kies je dus best voor een NAS-oplossing met ingebakken cloudfuncties.